พนักงานที่ทำงานทางไกลกว่า 50% ถูกรบกวนด้วยอีเมลหรือโซเชียลมีเดียในระหว่างการประชุม

มัลติทาสกิ้งบางที?

ถึงตอนนี้ คุณคงได้ใช้ชีวิตการทำงานจากระยะไกลตามปกติแล้ว การระบาดใหญ่ของโควิด-19 สอนเราว่า ใช่ งานบางอย่างสามารถทำได้จากทุกที่ ตราบใดที่มีการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตที่เชื่อถือได้

แม้ว่าการทำงานทางไกลจะเอื้อให้ผู้คนมีอิสระมากขึ้น แต่ก็เช่นเดียวกับรูปแบบการทำงานอื่น ๆ ที่มีข้อเสียในตัวของมันเอง บางทีปัญหาเร่งด่วนที่สุดที่เกี่ยวข้องกับมันอาจรวมถึงความเบี่ยงเบนความสนใจ ไม่ว่าจะมาจากอุปกรณ์ของเราเองหรือผู้คนที่อยู่รอบข้างเรา ท้ายที่สุดไม่มีเจ้านายคอยดูคุณอยู่ คุณสามารถทำอะไรก็ได้ตามที่คุณต้องการ ตราบใดที่คุณยัง ‘อยู่’ อย่างแท้จริง

ในการศึกษาใหม่ที่จัดทำโดย Logitech การค้นพบแสดงให้เห็นว่าพนักงานทางไกลมากกว่าครึ่งถูกรบกวนด้วยอีเมลหรือโซเชียลมีเดียในระหว่างการประชุม การศึกษายังสำรวจความเสมอภาคในการประชุม ซึ่งหมายถึงความสามารถขององค์กรในการรับรองว่าผู้เข้าร่วมการประชุมทั้งหมดมีโอกาสเท่าเทียมกันในการมีส่วนร่วมในการอภิปราย โดยไม่คำนึงถึงการจัดการงานของพวกเขา

สิ่งรบกวนที่มากกว่าขอบเขตของพื้นที่สำนักงานแบบเดิม

หลังจากสำรวจพนักงานปกขาวมากกว่า 1,000 คนในสิงคโปร์ โดยมุ่งเน้นไปที่การเตรียมการในการทำงานในปัจจุบัน รวมถึงความท้าทายที่เกิดจากการทำงานแบบไฮบริด รายงานของ Logitech เปิดเผยว่าผู้คนยังคงลังเลที่จะกลับไปที่สำนักงาน

ผู้ตอบแบบสอบถามน้อยกว่า 1 ใน 10 (ร้อยละ 9) ชอบทำงานเต็มเวลาในสำนักงาน ในทางตรงกันข้าม 6 ใน 10 (63 เปอร์เซ็นต์) ยังคงทำงานจากระยะไกลไม่ทางใดก็ทางหนึ่ง ไม่ว่าจะเป็นแบบไฮบริดหรือระยะไกลเต็มรูปแบบ

“เมื่อมีองค์กรจำนวนมากขึ้นที่นำเสนอความยืดหยุ่นในการจัดการงานแบบผสมผสาน ความถี่ของการประชุมแบบผสมผสานจะเพิ่มขึ้น ผู้นำธุรกิจจะต้องให้ความสำคัญมากขึ้นในการทำความเข้าใจพฤติกรรมการประชุมของพนักงาน และระบุช่องว่างในประสบการณ์การประชุมแบบผสมผสาน” Bryan Lee หัวหน้าฝ่าย Video Collaboration ของ Logitech ประจำภูมิภาคเอเชียตะวันออกเฉียงใต้กล่าว

“สิ่งนี้จะช่วยอำนวยความสะดวกในสภาพแวดล้อมการทำงานที่ทำงานร่วมกัน เชื่อมต่อกัน และมีประสิทธิผล”

ในแง่ของความเสมอภาคในการประชุม รายงานดังกล่าวได้เปิดเผยบางสิ่งที่อาจสมเหตุสมผลสำหรับคุณ โดยเฉพาะอย่างยิ่งหากคุณเป็นคนกลุ่มใหญ่ที่ต้องการทำงานจากที่บ้านหรือที่อื่น (นอกเหนือจากที่ทำงาน) ผู้คนมากกว่า 6 ใน 10 คนที่เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงมักพบว่าตัวเองฟุ้งซ่านกับ ‘งาน’ อื่นๆ เช่น การตอบกลับอีเมลในขณะที่มีคนกำลังพูดอยู่

มากกว่าครึ่งของผู้ปฏิบัติงานระยะไกล (51 เปอร์เซ็นต์) ที่เข้าร่วมการประชุมเสมือนจริงรายงานว่าเรียกดูผ่านโซเชียลมีเดียในขณะที่มีการสนทนา และ 46 เปอร์เซ็นต์เรียกดูเว็บ สิ่งที่น่าสนใจ (และค่อนข้างน่าขำ) คนทำงานนอกสถานที่กลุ่มเล็กๆ ได้นำการประชุมเสมือนจริงเข้านอน (22 เปอร์เซ็นต์) ในขณะที่คนส่อเสียด 10 เปอร์เซ็นต์มากับข้อแก้ตัวปลอม ๆ เพื่อออกจากการประชุมก่อนเวลา คิดว่า: “มีบางอย่างเกิดขึ้นกับการเชื่อมต่ออินเทอร์เน็ตของฉัน”

แต่ทำไมสิ่งนี้ถึงเป็นอย่างนั้น? รายงานระบุว่าพฤติกรรมนี้อาจเป็นผลมาจากการประชุมแบบลูกผสมที่ไม่เท่าเทียมกัน ซึ่งเน้นที่การแข่งขันที่ไม่สม่ำเสมอในส่วนที่เกี่ยวกับการมีส่วนร่วมในการอภิปราย

ในความเป็นจริง 54 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าพวกเขามีโอกาสน้อยลงในการสร้างสายสัมพันธ์กับผู้เข้าร่วมการประชุมเมื่อเข้าร่วมแบบออนไลน์ อีกร้อยละ 39 เห็นว่าข้อมูลที่ได้รับจะมีค่ามากขึ้นหากได้เข้าร่วมการประชุมด้วยตัวเอง ประการสุดท้าย ร้อยละ 38 ของผู้ตอบแบบสอบถามมักรู้สึกมีส่วนร่วมในการประชุมน้อยลงเมื่อเข้าร่วมแบบเสมือนจริง

อุปกรณ์มีความสำคัญเมื่อทำงานจากระยะไกล

ในขณะที่ทำงานจากระยะไกล ปัญหาทางเทคนิค เช่น ปัญหาการเชื่อมต่อและคุณภาพเสียงต่ำถือเป็นประเด็นที่น่ากังวลสูงสุด 56 และ 53 เปอร์เซ็นต์ตามลำดับ ไม่น่าแปลกใจเลยที่วิดีโอคุณภาพต่ำยังถูกระบุว่าเป็นปัญหาหลักอีกด้วย โดยผู้เข้าร่วมการประชุมแบบไฮบริด 34 เปอร์เซ็นต์ประสบปัญหานี้

แต่สิ่งนี้ยังเน้นถึง ‘ปัญหา’ อีกประเภทหนึ่ง ไม่ใช่ทุกคนที่จะเปิดกล้องในระหว่างการประชุมเสมือนจริง คนอื่นๆ เลือกที่จะปิดสิ่งเหล่านี้ทั้งหมดเพื่อความเป็นส่วนตัว (หรือเพราะไม่ใช่ทุกคนที่ดูเรียบร้อยเมื่อทำงานจากที่บ้าน เป็นต้น) อย่างไรก็ตาม 61 เปอร์เซ็นต์ของผู้ตอบแบบสอบถามกล่าวว่าการมีส่วนร่วมกับผู้เข้าร่วมการประชุมเสมือนจะง่ายกว่ามากหากเปิดกล้อง – แต่เฉพาะในกรณีที่กล้องของพวกเขามีคุณภาพสูง ลดพิกเซล

“การใช้อุปกรณ์การประชุมทางวิดีโอระดับองค์กรกับโซลูชันที่มีอยู่แล้วภายในหรือนอกชั้นวาง สามารถสร้างโลกแห่งความแตกต่างให้กับประสบการณ์การประชุมได้ เนื่องจากข้อจำกัดทางเทคนิคและประสิทธิภาพที่หลากหลาย” ลีกล่าว

ในท้ายที่สุด ผู้ตอบแบบสำรวจมากกว่า 6 ใน 10 คนเห็นด้วยว่าการประชุมแบบผสมจะมีส่วนร่วมมากขึ้นเมื่อใช้ระบบวิดีโอและเสียงคุณภาพสูง

แต่จะทำอะไรได้บ้างเพื่อช่วยแก้ปัญหานี้ ประการหนึ่ง นายจ้างสามารถจัดเตรียมงบประมาณสำหรับพนักงานที่ทำงานนอกสถานที่เพื่อ ‘ยกระดับ’ การจัดโฮมออฟฟิศของตนให้สอดคล้องกับการตั้งค่าสำนักงานอย่างมืออาชีพ สิ่งนี้จะช่วยเบลอการแบ่งแยกทางเทคโนโลยี

หากต้องการเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับการประชุมแบบผสมผสานที่ยุติธรรมและเท่าเทียมกันคลิกที่นี่